Muchos de nosotros nos enfrentamos actualmente al reto de convertir las reuniones y workshops que se planificaron para realizarse en persona, en reuniones digitales. Siendo una agencia digital, en Novicell estamos acostumbrados a trabajar y comunicarnos online todo el tiempo, pero siempre hemos hecho workshops de forma presencial.

Como muchos otros, hemos tenido que ajustarnos rápidamente a las nuevas circunstancias causadas por la COVID-19, y en este artículo, queremos ofreceros nuestros mejores consejos basados en nuestro primer workshop con la compañía de gestión de inversiones y nuestro cliente, 7IM.

Nuestras 5 recomendaciones para un Workshop online efectivo

1. Establecer un objetivo claro

No importa qué tipo de workshop realices, querrás asegurarte de que todo el equipo está trabajando hacia un objetivo común. Los workshops son una pérdida de tiempo si no se mantiene un objetivo claro en el centro de la conversación. Sin un objetivo, no tiene sentido reunirnos.

Nuestro taller con 7IM fue un workshop de definición. 7IM quería construir un nuevo sitio web y el propósito que teníamos era asegurar que el equipo del proyecto estuviera en sincronía y entendiera el contexto del proyecto y el trabajo a realizar.

Hacemos muchos workshops de scoping con los clientes para conocerlos mejor, su negocio y sus necesidades y objetivos. El objetivo es definir el alcance del proyecto y comprender los requisitos.

2. Estar preparado

Esto no siempre es posible, pero el workshop irá mucho mejor si no cubres los puntos de información por primera vez, sino que vas un poco más allá.

Antes del workshop online, le pedimos a 7IM que enviara información sobre su negocio: Análisis de la competencia, descripción del público objetivo, etc. De esta manera teníamos mucha información de antemano, así que no tuvimos que empezar de cero y pudimos ir directamente a los desafíos y oportunidades.

3. Reservar a tiempo y estar presente

Por muy tentador que sea, intenta no hacer ninguna otra tarea o leer artículos o enviar correos electrónicos cuando estés en una reunión online. Asegúrate de reservar con tiempo y bloquear tu calendario como lo harías si programaras una reunión física. Guarda tu teléfono y otras distracciones, limpia tu escritorio y apaga las notificaciones en Slack, Outlook, etc. para que estés concentrado y comprometido durante la sesión.

4. Evitar los problemas técnicos

La realidad del trabajo remoto y la realización de un workshop online o una reunión virtual es que, a veces, las personas tendrán problemas de conexión o problemas técnicos. Este es un desafío que no puede ser evitado al 100%, aunque se pueden tomar medidas para prevenir o limitar el impacto de los problemas técnicos. Ofrecer a las personas un consejo claro sobre lo que necesitan para la reunión y con mucha antelación para que puedan trabajar desde algún lugar con una buena conexión de Internet y tener su equipo preparado.

5. Terminarlo

A menudo se aconseja que los workshops online, como seminarios web o formaciones, no duren más de 60 minutos. La mayoría de los talleres de scoping llevan más tiempo que eso. Si este es el caso, recuerda hacer tiempo para los descansos durante el taller que permitan a las personas ir al baño o tomar un café. Especifica cuándo serán los descansos antes de empezar el workshop.

El workshop online con 7IM duró cuatro horas. Habíamos planeado dos pausas pero terminamos haciendo solo una. Idealmente, para mantener a la gente concentrada, el workshop debería ser de un máximo de cuatro o cinco horas. Si necesitas más tiempo, sugerimos dividir el taller en dos días.

Opiniones después del primer Workshop Online

Uno de los participantes en el taller fue Lars Hesselberg (Head of Digital Interaction):

- Realizar el Workshop online fue una sorpresa muy positiva. Todo el mundo estaba bien preparado y comprometido para sacar el máximo provecho de ello. Gracias a ello, fuimos capaces de generar muchas ideas y soluciones, así como generar confianza y relaciones que normalmente encuentro más difíciles en las reuniones online que en las presenciales. Definitivamente este no será el último taller de scoping online que hagamos.

Zoe Baird (Head of Digital) de 7IM también estaba satisfecha con el resultado:

- Estamos muy contentos de que Novicell haya sugerido hacer el workshop online, ya que esto significó que no tuvimos que retrasar nuestro trabajo para nuestra nueva página web y hemos podido continuar como estaba previsto. El workshop online fue muy bien, fue una buena experiencia y llegamos a conocer a nuestro equipo de Novicell. El resultado fue tan valioso como hubiéramos esperado de un workshop presencial.

Después de realizar nuestro primer workshop online, podemos decir con seguridad: Sí, es posible. Los objetivos de los workshops online no son diferentes a los que se hacen en persona. Cuando te reúnes online, solo necesitas hacer algunos ajustes para lograr esos objetivos. Preparándote adecuadamente y participando de lleno, tus workshops online pueden ser tan exitosos como sentarse en una sala de reuniones juntos.

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