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El Reto
Necesitában una plataforma para afrontar el enorme reto que implica coordinar no únicamente a nuestros asistentes, sino también nuestros voluntarios. Buscaban una agencia digital que pudiera hacerlo posible.
La solución
Una plataforma a medida
El sistema de gestión de eventos está creado para gestionar una gran cantidad de datos (y de gran complejidad) y está desarrollado a medida para satisfacer las necesidades específicas del Roskilde Festival.
Una de las secciones de la app, concretamente la de "Voluntarios" gestiona desde las entradas, pulseras y alojamiento hasta las colecciones de las camisetas. Además sirve también como canal de comunicación para que los diferentes equipos puedan comunicarse entre ellos. Cada voluntario tiene su perfil al que puede acceder y editar rápidamente la información que necesite.
La segunda parte consiste en la sección de "invitados", donde se gestionan todos los asistentes, es decir, vendedores, colaboradores, artistas y más. De hecho, el festival cuenta con 44 grupos de invitados diferentes, que entregan más de 50 tipos de pulseras y se encargan tanto de los permisos de conducir como de los productos para pasar la noche.
Por lo tanto, el sistema de eventos se diseñó para gestionar una gran cantidad de datos muy complejos y se adaptó a las necesidades específicas del Festival de Roskilde.
Gestión de eventos
"People" es el sistema de gestión creado para administrar la gran cantidad de personas que participan en el festival.
Accesibilidad
Cada voluntario puede acceder al sistema para actualizar sus datos en tiempo real, y también comunicarse directamente con sus equipos.
Visión global
"People" ofrece una visión global de todo lo que sucede en el festival: desde la venta de pulseras hasta las reservas de alojamiento para los voluntarios.
Sección de Check-in
Todos los asistentes y todos los voluntarios tienen que registrarse. La app "People" está diseñada para dirigir fácilmente y de manera rápida a los más de 30.000 asistentes a través del proceso de check-in, incluyendo las entregas de pulsera, la señalización del alojamiento correcto y, en general, asegurándose de que tienen la información correcta. El registro con el móvil es sólo una de las cosas que facilitan la entrada al festival.
El sistema de gestión de eventos ofrece actualizaciones de estado diarias (por ejemplo, el número de pulseras entregadas durante el día y cuántas están todavía esperando ser recogidas). Las actualizaciones continuas garantizan que el Roskilde Festival pueda gestionar sus recursos de manera óptima.
Resultados
- 30,000+ Pulseras gestionadas
- 400+ Pulseras por hora
- 750+ Equipos usando la plataforma