El enfoque de Novicell para determinar el alcance de un proyecto digital

Cuando creamos soluciones digitales para nuestros clientes, seguimos un proceso estándar bien organizado, que pasa desde la investigación, planificación y alcance, hasta el diseño, desarrollo y lanzamiento de una web.

En este artículo te explicaremos todo el proceso de alcance de un proyecto digital describiendo cada fase e incluyendo ejemplos de uno de nuestros recientes proyectos de desarrollo de sitios web con la empresa de gestión de inversiones y nuestro cliente, 7IM.

5 etapas de creación de una web:

• La primera reunión entre la agencia y el cliente
• Workshop para definición de objetivos
• Del workshop al desarrollo
• Web lista para el contenido
• Web lista para el lanzamiento (despliegue)

Etapa 1: La primera reunión con la agencia y el cliente

En este punto tratamos la primera reunión, que es cuando como agencia nos reunimos contigo como potencial nuevo cliente para conversar de manera inicial sobre el proyecto, entender mejor tus necesidades y ofrecer una primera estimación aproximada.

En el siguiente vídeo te ofrecemos más información sobre la primera reunión con la agencia:

Conocer al cliente y sus necesidades

En el caso de que como cliente necesites una nueva web y hayas contactado con una agencia especialista en Marketing Digital.  Querrás conocer a las personas que diseñarán tu nuevo sitio web, y la agencia necesitará tener información sobre tu empresa, para hacerse una idea de cómo deben empezar esos diseños. Ese es el objetivo de la reunión inicial.

Si la agencia web con la que te has puesto en contacto es Novicell, antes de la reunión te pediremos permiso para acceder Google Analytics para conocer el tráfico de tu sitio web y obtener toda la información posible como, por ejemplo, el rendimiento actual de tu sitio.  Algunas empresas prefieren enviarnos un resumen en el que se indiquen sus necesidades. Pero siempre dependerá de la fase en la que te encuentres cuando te pongas en contacto con nosotros.

Durante la primera reunión, te formularemos algunas preguntas para identificar los retos, los deseos, los aspectos imprescindibles que debe tener tu sitio y los que te gustaría que tuviera. En este sentido, las preguntas más habituales son:  

• ¿Qué es lo más importante que debe poder hacer un usuario en tu web?
• ¿Qué es lo más importante que tu web puede hacer por tu empresa u organización?
• ¿Cuál es el objetivo principal de tu web?
• ¿Qué tipo de contenido debe aparecer en la web?
• ¿Hay otros sistemas con los que debería integrarse el sitio web?

La primera reunión suele ser un encuentro en el que no solo discutimos el proyecto, sino que también nos conocemos y establecemos una buena relación.  Esto es importante, ya que nos gusta vernos como un socio que puede ayudarte a hacer crecer tu negocio en lugar de alguien que simplemente puede construir un gran sitio web. 

Primera reunión con 7IM: demostración y presupuesto aproximado

7IM, es una empresa de gestión de inversiones que ayuda a asesores financieros y particulares, a gestionar su capital para satisfacer sus necesidades financieras. Esta organización, había estado trabajando recientemente con un nuevo enfoque de la experiencia del cliente a nivel corporativo. Debido a este reenfoque, estaban buscando un nuevo sitio web que pudiera dar a conocer sus nuevos productos y servicios, alineándolos con un aspecto renovado que fuera coherente en todas las ofertas y canales de distribución. 

7IM utilizaba Sitecore como CMS, pero querían buscar otra alternativa para su sitio web. Sin embargo, basándonos en sus requerimientos y en la información que recopilamos, pudimos hacerles una demo de Umbraco (solución CMS) en una reunión posterior. 

“Hemos avanzado mucho desde las primeras reuniones, y ver una demostración realista ya en esta fase fue muy enriquecedor y convincente. Decidimos cambiar de plataforma y, gracias al exhaustivo y transparente proceso de definición del alcance de Novicell, hemos podido ver muy claramente la dirección que tomábamos desde el principio”.

Zoe Baird, Head of Digital, 7IM

Presentación de la estimación aproximada

Un resultado importante de la o las primeras reuniones es la recopilación de información suficiente para poder presentar una estimación aproximada. Esta estimación es una idea aproximada de lo que costaría construir el nuevo sitio web y está basada en la información que tenemos en ese momento. Como tal, la estimación es solo una indicación de lo que podría costar.

Aunque pasamos la primera reunión conversando, haciendo preguntas y, en algunas ocasiones, haciendo una demostración del posible nuevo sitio web, todavía hay mucha información que no tenemos en esta etapa.  Solo estamos al principio de conocer al cliente y lo que requiere el proyecto. Cuantos más detalles, más preciso será el presupuesto. Por lo tanto, la primera reunión incluirá también una propuesta del alcance del workshop.

Siguiente paso con 7IM: scoping workshop

El workshop es imprescindible en nuestro proceso de desarrollo de sitios web. El objetivo es definir el alcance del proyecto y captar los requisitos. Esto le garantizará que lo que ve es también lo que va a obtener. Este enfoque tan exhaustivo nos permite analizar el proyecto con gran detalle e identificar los riesgos más importantes y las medidas de mitigación necesarias que nos ayudarán a realizar un proyecto con éxito.

Tras la primera reunión con 7IM, presentamos una estimación aproximada que fue aprobada, y acordamos realizar un workshop.  En la próxima etapa, hablaremos del ámbito de aplicación del workshop para la definición de objetivos: qué es, los resultados y por qué es una parte crucial de un proyecto de desarrollo con Novicell.  

El workshop de definición que realizamos con 7IM fue online. Puedes leer más sobre esta experiencia y conocer algunos consejos para adaptarse a los Workshops Online aquí.

Etapa 2: Workshop para definición de objetivos

El siguiente paso en el proceso de desarrollo web es muy importante: Workshop para la definición de objetivos. Suele ser la segunda o tercera reunión entre tú como cliente y nuestro equipo de expertos.

En el vídeo se explica en qué consiste un workshop de scoping y por qué es una parte importante del proceso de desarrollo web.

El objetivo del workshop de scoping

El objetivo es asegurarse de que el equipo del proyecto está en sintonía y entiende el contexto del proyecto y el trabajo que hay que hacer. Hacemos muchos workshops de definición del alcance con nuestros clientes para conocerlos, entender su negocio, sus necesidades y objetivos.  El foco principal de esta actividad es definir el alcance del proyecto y captar los requisitos.  

El workshop de scoping forma parte del proceso de desarrollo de la web, pero también es un ejercicio independiente que te entregará un informe completo para tu proyecto. Recomendamos las sesiones de scoping a todos nuestros clientes, ya que nos permiten entender, desafiar y diseñar mejor su idea de negocio.

Antes del Workshop

Antes del workshop le pedimos a nuestros clientes que reúnan a las personas más relevantes que deben participar en el proyecto.  Es importante que el equipo esté disponible durante todo el proyecto.  Lo ideal sería contar con las siguientes personas en la sesión: 

• Un responsable para la toma de decisiones
• Un Project Owner
• Un Brand Manager
• Un Tech lead
• Un Project Manager

Después de la reunión inicial con nuestro cliente 7IM, nos reunimos para realizar un workshop de scoping.  Antes de esa instancia, que efectuamos online, pedimos a 7IM que nos enviara información sobre su negocio: análisis de la competencia, descripción del público objetivo, etc. De este modo, disponíamos de mucha información de antemano y podíamos pasar directamente a los retos y oportunidades que teníamos por delante. 

Durante el Workshop

En el workshop repasamos todos los aspectos de la planificación del proyecto, desde la estimación del tiempo y costes, hasta la definición del alcance. Este enfoque exhaustivo nos permite definir el alcance del proyecto con gran detalle e identificar los riesgos más importantes, así también, las medidas de mitigación necesarias que nos ayudarán a realizar un proyecto con éxito. 

El objetivo de este workshop es identificar todo lo que necesitamos saber para poder dar una estimación realista del proyecto.

Si en ese momento del proyecto no tenemos la información, te haremos algunas preguntas en el workshop como, por ejemplo:

• KPIs y PIs
• Must-haves and nice-to-haves
• Información relativa a los usuarios, audiencias y personas.
• Características

Después del workshop – El informe de entrega

En los días posteriores al workshop, te proporcionamos el report. Este reporte, que es un documento muy exhaustivo, cubre los aspectos tratados durante el workshop: entendimiento profundo de tu proyecto, puntos débiles identificados, y nuestra solución recomendada sobre lo que podemos hacer para que tu proyecto tenga éxito.  

El informe que entregamos también incluye un presupuesto. En este punto, el presupuesto será bastante preciso, ya que el workshop nos habrá permitido comprender bien tus necesidades y el ámbito del proyecto. En el informe también se incluye una calendarización para el arranque de las diferentes acciones.

"El Workshop fue muy importante para que el proyecto siguiera adelante. En el workshop identificamos todas nuestras necesidades y deseos y se generaron muchas ideas que han contribuido a la excelente solución con la que terminamos. Además, el workshop y el encuentro con el equipo de Novicell fueron muy útiles para crear confianza y una buena relación desde el principio".

Zoe Baird, Head of Digital, 7IM

Workshop de datos técnicos

En algunos casos, el informe que entregamos también incluirá una propuesta para un workshop adicional para tratar datos técnicos. Este suele ser el caso si tu solución requiere, por ejemplo, integraciones con un CRM, ERP o tal vez un producto existente. Esta reunión técnica nos ayudará a entender mejor tus datos y cómo integrar las distintas soluciones.

Siguiente paso – Del workshop al desarrollo

Tras los workshops pasamos a la fase de desarrollo. Ésta comienza con una estimación final del desarrollo y el visto bueno del cliente. En la siguiente etapa "Paso 3: del workshop al desarrollo", describimos los primeros pasos del desarrollo real, incluidas las historias de usuario.

Etapa 3: Del taller al desarrollo

Una vez que te hayamos entregado el informe, es hora de que decidas si quiere seguir adelante con el proyecto. Como en todo lo demás, queremos ser minuciosos pero eficaces, y una vez que tengamos el visto bueno, estaremos listos para empezar.

En el vídeo se explica el proceso desde el Workshop hasta el inicio de los trabajos de desarrollo.

Plazos, descripción de la solución y presupuesto

El siguiente paso tras la firma del contrato es que hagamos un cronograma detallado y un resumen de horas. Esto se basa en las conclusiones y recomendaciones del documento de entrega y en las estimaciones de nuestros diferentes equipos de especialistas (por ejemplo, Desarrollo, Performance Digital, Diseño, etc.) para el proyecto y las tareas.

También preparamos un plan detallado basado en sprints, centrado en las demos. El objetivo de este plan es proporcionar una visión clara de las fechas en las que se llevarán a cabo las demos específicas, para que el cliente sepa exactamente qué debe testearse y cuándo.

En esta fase de determinación del alcance del proyecto digital, también se realiza la descripción de la solución. Se trata de un documento muy exhaustivo en el que se describen todas las características que contiene el proyecto digital. Aquí se recogen todos los puntos que hemos debatido y comentado como necesidades y deseos durante el workshop y las convertimos en tareas de desarrollo.

La descripción de la solución contiene títulos para cada característica, junto con una historia de usuario que describe las características, los propósitos y especifica cómo se logra.

Además de evaluar y alinear el desarrollo del proyecto, en lo que respecta a las tareas y los plazos, también supervisamos de cerca el presupuesto. Cada semana enviamos al cliente un informe sobre el presupuesto, en el que se indican las horas que estamos invirtiendo y se destaca si hay algún riesgo o indicio de que nos pasemos.

Estrecha colaboración entre cliente y agencia

La descripción de la solución se crea en colaboración con un equipo de stakeholders seleccionados por parte del cliente. En el proceso con 7IM, este equipo estaba formado por un Project lead, un editor de contenidos, un diseñador y un QA tester. Se aconsejó a los cuatro que leyeran y aprobaran la descripción de la solución para asegurarse de que satisfacía todas sus necesidades. También asistieron a las demos para asegurarse de que estábamos en el buen camino.

"Durante la fase de pre-lanzamiento del sitio web, estuvimos en constante contacto con Novicell a través de llamadas semanales con nuestro Project Manager, lo que ha sido de gran ayuda. Repasar las tareas, el presupuesto utilizado y el presupuesto restante nos ha ayudado a controlar los costes y a mantener el sitio web dentro del presupuesto. El uso de Umbraco es fácil, pero se ha hecho aún más fácil con las demos grabadas de los equipos que nuestro Project Manager ha creado durante la entrega de la solución. No solo mantiene a Novicell en el buen camino, sino que también se asegura de que estemos en el buen camino cuando necesitamos completar las pruebas".

Kieran Cardozo-Smith, director de productos digitales, 7IM

Transparencia y sin sorpresas

La transparencia y el estar a la vanguardia en cada proyecto que hacemos está en nuestro ADN. Durante la fase de desarrollo, que puede durar entre 2 y 8 meses dependiendo del tamaño del proyecto, tenemos reuniones semanales con el cliente en las que repasamos el estado del proyecto y las cosas que hay que aprobar. En estas reuniones también acordamos con el cliente lo que vamos a hacer en las próximas semanas y cuándo tendrán lugar las demos. Todo ello visible en los plazos para que todos los implicados en el proyecto -por parte del cliente y de la agencia-, sepan exactamente lo que está pasando.

Siguiente paso: el sitio web está listo para los contenidos

Cuando el trabajo de desarrollo ha terminado, la fase de desarrollo del sitio web ha llegado a un punto en el que los editores de contenidos pueden añadirlos. Este es el último paso antes de que el sitio web esté listo para ser lanzado.

Etapa 4: El sitio web está preparado para el contenido

La mayor parte del trabajo de desarrollo se ha completado, y es el momento de que el equipo de contenidos del cliente comience a añadir contenido en el CMS.    

Al principio del proyecto, pedimos al cliente que comparta la arquitectura de la información de alto nivel para que, desde el principio, podamos planificar y desarrollar de acuerdo con el contenido que debe estar en el sitio. Por tanto, cuando llegamos a esta fase, no hay mucho que considerar o hacer más allá de añadir el contenido.

Orientación SEO  

Antes y durante la incorporación del contenido al CMS, el Project Manager de Novicell realiza varias demos para mostrar al equipo de editores del cliente cómo se trabaja en el CMS. Nuestro equipo de SEO también habrá revisado el contenido en cuanto a la navegación y la estructura, y recomendará qué contenido debe migrar el cliente.   

Para 7IM, hemos comprobado y ofrecido soporte en los siguientes puntos:    

• Sitemap
• Navegación  
• Migración de páginas 
• Estructuración del contenido 
• Meta títulos y descripciones   
• Mapeo de redireccionamiento de nuevas páginas 

La revisión SEO es importante para generar tráfico y mejorar las conversiones. Al revisar la estructura del contenido y el contenido en sí, ayudamos a que las páginas se posicionen mejor para que puedan ganar más tráfico relevante de los motores de búsqueda.   

Conoce todos los servicios SEO de Novicell.   

Ajustar y mejorar   

A medida que los editores de contenidos añaden contenidos, nuestro equipo de desarrollo trabajará junto a ellos para ultimar los últimos detalles.

Aunque hayamos planificado el contenido desde el principio del proyecto, y a pesar de las demos realizadas, en ocasiones seguirá habiendo elementos que el cliente quiera añadir o cambiar. Para ello, reservamos algunas horas en el timeline y en el presupuesto para que haya espacio para que el proyecto sea perfecto.    

Sobre la experiencia del CMS:   

"Estamos realmente impresionados con el CMS Umbraco. Es tan fácil de navegar y utilizar como editor de contenidos en comparación con nuestro antiguo CMS, y debido al fácil proceso de carga, incluso personas ajenas al equipo de editores pueden ahora añadir contenido si es necesario. Estamos muy contentos con el diseño y el estilo - la naturaleza de cómo se colocany se ven los módulos. Es mucho mejor que nuestro antiguo sitio web".

- Ben Kingwell, Website Content Associate, 7IM.    

Siguiente paso: El sitio web está listo para su lanzamiento   

Una vez terminados los últimos detalles del desarrollo y añadidos los contenidos al sitio web, es el momento de lanzarlo y evaluarlo. Este es el último paso en el desarrollo de un proyecto digital.        

Etapa 5: El sitio web está listo para su lanzamiento   

Hemos llegado a la fase final del proceso de desarrollo de la web y el sitio web está listo para su lanzamiento. En las semanas previas a la fecha de lanzamiento, el equipo de desarrollo de Novicell ha comprobado que todos los aspectos técnicos, como la calidad del código y la infraestructura del hosting, funcionan, y junto con el equipo de Performance Digital de Novicell se han asegurado de que el sitio esté optimizado para el alcance y la conversión. 

Estos son algunos de los aspectos más importantes que analizamos antes del lanzamiento:    

• Seguridad: ¿el sitio y el hosting están configurados para una seguridad óptima? 
• Dominio: ¿se han configurado correctamente los DNS? 
• Cookies: ¿el sitio es compatible con las cookies?
• Redirecciones: el lanzamiento de un nuevo sitio web a partir de uno antiguo suele implicar la redirección del contenido y la garantía de que las redirecciones externas con gran valor SEO estén redireccionadas hacia el lugar correcto.
• Comprobaciones canónicas: ¿se han configurado correctamente las URLs?
• Certificado SSL - ¿se ha configurado el certificado SSL, permitiendo el uso correcto del protocolo seguro https?
• Index: ¿se han desactivado todas las funciones de bloqueo del index para que los motores de búsqueda puedan indexar el sitio?
• Comprobación del sitemap: asegúrate de que el sitemap está correctamente actualizado y se ha enviado a los motores de búsqueda.

Soporte durante el lanzamiento   

El lanzamiento de un nuevo sitio web, ya sea nuevo o una actualización de un sitio web antiguo, es un gran logro, y puede resultar abrumador y estresante para algunos clientes. Con nuestro proceso exhaustivo y estandarizado, el lanzamiento es bastante sencillo y sencillo en la gran mayoría de las ocasiones. En cuanto lo lanzamos, nos aseguramos de que todo funcione como es debido y, si surge algún problema, estamos ahí para dar soporte al cliente.

Podemos hacernos cargo por completo del lanzamiento o trabajar junto con el equipo de IT del cliente. La mayoría de las veces se trata de un esfuerzo conjunto entre Novicell y el cliente, y en ese caso estamos disponibles durante todo el lanzamiento asesorando y revisando un checklist previo.

Nuevo sitio web para asesores financieros   

Junto con el equipo dedicado de 7IM, lanzamos su nuevo sitio web para asesores financieros en diciembre de 2020. El proyecto completo, desde la definición del alcance, el diseño, el desarrollo hasta el lanzamiento, duró ocho meses. La solución se basa en Umbraco Premium de Novicell, y se han implementado nuevas funciones, como la Calculadora del servicio de ingresos para la jubilación.

La nueva plataforma ha sido bien recibida por los clientes de 7IM y por la propia empresa: 

"El proceso de construcción del nuevo sitio web ha sido excepcional. Ha sido una tarea y un proyecto enorme, pero no ha habido problemas y la colaboración con Novicell ha sido realmente buena en todo momento. Nunca nos hemos sentido como un cliente, sino que Novicell ha sido una parte más de nuestro equipo digital. El objetivo era ofrecer una experiencia inigualable a través de nuestro nuevo y renovado sitio web. A juzgar por los fenomenales comentarios que hemos recibido de clientes, partes interesadas y muchos más, creemos que lo hemos conseguido".   

Kieran Cardozo-Smith, Digital Product Manager, 7IM.   

Después del lanzamiento: colaboración continua   

Una vez que el nuevo sitio web está en funcionamiento, empezamos a estudiar cómo se puede seguir desarrollando. Entre otras cosas, estudiamos las mejoras de velocidad y rendimiento y las nuevas características y funcionalidades. Esto se lleva a cabo en reuniones mensuales con el cliente, en las que hablamos de los próximos meses y de las necesidades y requisitos que tienen para el sitio.  

Ya estamos trabajando en los próximos pasos de 7IM, estudiando la hoja de ruta para 2021 y las funcionalidades que les gustaría añadir. Una de las cosas en las que nos centraremos es en el desarrollo de más herramientas interactivas, como la calculadora de ingresos, para atraer a posibles clientes potenciales.     

Aunque el lanzamiento de la página web es el último paso oficial del proceso, el trabajo nunca termina. Los sitios web están pensados para ser actualizados continuamente, y un sitio web eficaz es un sitio dinámico. Debe estar siempre cambiando y mejorando con el tiempo en función de los análisis, los esfuerzos de marketing y las necesidades de la audiencia.      

Para ver otros proyectos digitales que hemos realizado, puedes visitar nuestra página de casos de éxito.

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